¿Cuántas veces has tenido que trabajar con Indicadores Clave de Desempeño (KPI’s por sus siglas en inglés) que realmente no hacen sentido?
Recuerdo en una de mis experiencias en una compañía parte de mis responsabilidades era presentar los KPI’s a los accionistas, y como debes de saber era toda una travesía, ya que uno de ellos quería saber cuánta materia prima se había consumido y cuánta merma de había generado. Mientras que otro socio estaba más interesado en cómo y cuándo se realizaban negociaciones más grandes del tipo de licitaciones gubernamentales.
Curiosamente el ciclo comercial de este producto tenía una alta y muy definida temporalidad y la producción estaba sujeta a la demanda de pedidos, entonces los primeros 3 meses del año (que regularmente se gestiona la liberación y programación de recursos en la mayoría de las dependencias gubernamentales, en el rubro de esa industria en particular, no se generaban contratos) y teníamos un trimestre revisando KPI’s fantasmas.
Ninguno aplicaba ya que no se podía medir algo sobre lo que no se tenia control, a partir de esta dinámica, me dí a la tarea de establecer KPI que fueran relevantes durante todo el año.
Para no reinventar la rueda, te voy a compartir una fórmula para generar KPI’s de manera rápida, sencilla pero sobre todo que realmente aporten a tus objetivos y es aquí en donde te comparto la la esencia de un KPI, en resumen es un valor medible que puede ayudarte a rastrear tu progreso en función de tu objetivo.
En esa ocasión me enfoque en desarrollar la parte de generación de prospectos por medio del sitio web, lo que me llevó establecer un objetivo tener 5,000 visitantes al sitio web durante un 30 días, este objetivo era específico, se podía medir, era lograble ya que en promedio se tenían 1,500 visitantes sin realizar esfuerzos extra ordinarios, y era una meta retadora pero no imposible de lograrla; la meta era relevante, ya que buscaba generar un mayor número de negocios y tenía una validez de tiempo definido.
Entonces definí los KPI como el número de visitas semanales al sitio web. Es mesurable, se puede cuantificar el numero de visitas al sitio, es direccional pueden incrementar o disminuir, y está directamente relacionado con generar más prospectos. El software que se usaba para administrar el sitio también arrojaba métricas como el número de páginas visitadas, el promedio de tiempo por visitante y el número de formularios llenados solicitando información adicional, aunque todas estas métricas eran interesantes, y ayudarían al desempeño del sitio web, no eran clave para evaluar el éxito del objetivo definido. El KPI era el número de visitas al sitio web en 30 días.
Los KPI’s están relacionados directamente con tus objetivos, estos pueden ser comerciales, operativos, administrativos, en fin, el indicador que vas a monitorear, regularmente son cuantitativos, por lo tanto son medibles, muy importante resaltar que son direccionales (pueden subir o bajar).
Los KPI son una herramienta importante dentro de la gestión de negocios, ya que te ayudan a identificar la métricas que realmente importan y distinguirlas de todos los datos que son interesantes. Pero no necesariamente te dicen si estás logrando o no tu objetivo. Hoy en día el sobre exceso de información puede ser abrumante, el uso de los KPI’s es para mantener tu cabeza monitoreando lo que realmente te debe de importar.
¿Y tú cómo estableces tus KPI’s?